Darf ich das in die KI eingeben? Die Daten-Ampel für ChatGPT und Co.
Öffentliche Informationen können in freigegebene KI-Tools. Interne Daten nur, wenn Tool und Unternehmensrichtlinie es erlauben. Besonders schützenswerte Daten brauchen eine ausdrückliche Freigabe. Private KI-Konten sind für Unternehmensdaten grundsätzlich nicht gedacht.
Henrique Lotz, Unfuture · Zuletzt geprüft:
Man möchte eine Kundenmail von der KI zusammenfassen lassen. Der Text ist bereits kopiert und man ist kurz davor, ihn in das Eingabefeld einzufügen. Doch dann kommt die Frage: Darf ich das eigentlich?
Viele entscheiden das nach Gefühl. Manche geben alles ein, während andere aus Angst vor Datenschutzverstößen vollständig auf KI verzichten.
Dabei lässt sich die Frage mit einer einfachen Daten-Ampel besser einordnen.
Zuerst das richtige Werkzeug
Bevor man sich fragt, welche Daten eingegeben werden dürfen, sollte zunächst geklärt werden, welches KI-Tool verwendet wird.
Ein privater ChatGPT-Account oder eine andere nicht freigegebene KI-Anwendung sollte grundsätzlich nicht für interne Unternehmensdaten verwendet werden.
Anders sieht es bei einer Plattform aus, die das Unternehmen geprüft und freigegeben hat, beispielsweise Langdock. Hier wurden entsprechende Vereinbarungen zum Datenschutz getroffen und die Nutzung kann durch das Unternehmen gesteuert werden.
Allerdings bedeutet auch die Freigabe einer Plattform nicht, dass dort sämtliche Daten eingegeben werden dürfen.
Was ChatGPT mit eingegebenen Daten macht
In den Tarifen Free, Plus und Pro kann OpenAI Inhalte zum Training verwenden, solange Nutzer das nicht abschalten. Business, Enterprise, Edu und die API werden standardmäßig nicht fürs Training genutzt.
Free, Plus, Pro
- Training mit Eingaben
- Standardmäßig möglich
- Abschalten
- In den Datenkontrollen, gilt für neue Chats
- Daumen hoch oder runter
- Ganze Unterhaltung kann ins Training gehen
- Auftragsverarbeitung
- Für private Konten nicht genannt
Business, Enterprise, API
- Training mit Eingaben
- Standardmäßig nicht
- Abschalten
- Nicht nötig
- Daumen hoch oder runter
- Kein Training, bei Business, Enterprise und Edu
- Auftragsverarbeitung
- Vertrag verfügbar
Stand: Oktober 2026, laut OpenAI.
Temporäre Chats werden laut OpenAI nicht zum Training verwendet, solange sie temporär bleiben. Bei Geschäftstarifen haben nur autorisierte Mitarbeitende und zur Vertraulichkeit verpflichtete Dienstleister Zugriff auf Unterhaltungen, etwa zur Missbrauchsprüfung.
Die Daten-Ampel: Grün, Gelb oder Rot?
Die Ampel hilft dabei, Informationen nach ihrer Vertraulichkeit und den möglichen Risiken einzuordnen. Sie gilt als Orientierung für freigegebene KI-Tools. Die internen Unternehmensrichtlinien haben immer Vorrang.
Was soll in die KI?
Die Punkte zeigen die Stufe. Im Zweifel gilt die interne KI-Richtlinie.
Stufe
Grün
- Produktinformationen
- Allgemeine Fachfragen
- Eigene Entwürfe
Was zu tun ist
Unbedenkliche Informationen. Sie lassen sich in der Regel problemlos mit KI bearbeiten.
Vertraulichkeit
Stufe
Gelb
- Interne Dokumente
- Kundenmails
- Angebote und Kennzahlen
Was zu tun ist
Interne Unternehmensdaten. Nur verarbeiten, wenn Tool und Richtlinien es erlauben, und nur die nötigen Daten eingeben.
Vertraulichkeit
Stufe
Rot
- Gehälter und Gesundheitsdaten
- Passwörter
- Betriebsgeheimnisse
Was zu tun ist
Besonders schützenswerte Informationen. Nur mit ausdrücklicher Freigabe. Im Zweifel vorher die IT oder die Datenschutzabteilung fragen.
Vertraulichkeit
Oft reichen weniger Informationen
In vielen Fällen benötigt die KI gar nicht alle Details, um eine gute Antwort zu liefern. Im Nachbau lässt sich ein eigener Prompt prüfen. Ein Beispiel: Man möchte eine E-Mail an einen Kunden formulieren, dessen Lieferung sich verspätet hat. Dafür braucht die KI weder seinen vollständigen Namen noch seine Kundennummer.
Prompt prüfen
Ergebnis
Gelb
Diese Angaben braucht die KI meist nicht:
- Person
- Kennnummer
- Betrag
- E-Mail-Adresse
- Telefonnummer
Erkennt nur typische Muster: Namen ohne Anrede oder indirekte Hinweise auf Personen bleiben unerkannt. Beispiele sind frei erfunden.
Auch bei anderen Aufgaben lassen sich Namen ersetzen, unnötige Zahlen weglassen oder nur relevante Ausschnitte eines Dokuments verwenden.
Wichtig ist jedoch, dass das Entfernen eines Namens nicht automatisch eine vollständige Anonymisierung bedeutet. Auch andere Informationen können Rückschlüsse auf eine bestimmte Person ermöglichen.
Vier Fragen vor der Eingabe
Vor der Eingabe in ein KI-Tool helfen vier einfache Fragen. Bei Unsicherheit sollte zunächst die interne KI-Richtlinie geprüft oder nachgefragt werden.
- 01
Ist das KI-Tool vom Unternehmen freigegeben?
Private Accounts und nicht freigegebene Anwendungen sind für interne Daten nicht gedacht.
- 02
Enthalten die Informationen personenbezogene oder vertrauliche Daten?
Dann gelten die Stufen Gelb oder Rot.
- 03
Welche Folgen hätte es, wenn diese Daten an die falsche Stelle gelangen?
Je größer der mögliche Schaden, desto vorsichtiger sollte man sein.
- 04
Braucht die KI wirklich alle diese Informationen?
Oft reicht es, die Aufgabe allgemeiner zu beschreiben.
Fazit
Datenschutz und der Einsatz von KI müssen kein Widerspruch sein. Entscheidend ist, zu wissen, welche Informationen verarbeitet werden dürfen und welche nicht.
Oft reicht es bereits aus, unnötige Angaben zu entfernen oder eine Aufgabe allgemeiner zu beschreiben.
Die KI braucht nicht immer alle Informationen, die wir haben, sondern nur diejenigen, die für die Aufgabe notwendig sind.
Hinweis: Diese Ampel dient der allgemeinen Orientierung und ersetzt weder die interne KI-Richtlinie noch eine datenschutzrechtliche Prüfung.
Häufige Fragen
Quellen
Der Autor
Henrique Lotz arbeitet bei Unfuture an der AI Academy und schreibt über den Einsatz von KI im Arbeitsalltag.
